Cùng với xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ góp phần giảm thiểu các thủ tục giấy tờ, tạo thuận tiện cho người nộp thuế cũng như đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính trong công tác quản lý của cơ quan nhà nước.
Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cá nhân khi sử dụng
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội ban hành ngày 13/6/2019, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2020, trong đó có quy định về sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2020. Đến nay, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy như góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, giúp quá trình giao dịch nhanh chóng, đặc biệt hạn chế tình trạng làm giả hóa đơn... Sau đây là những ưu điểm, lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:
1. Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn
Áp dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Do vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
2. Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn
Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn. Trong khi đó, với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.
3. Không lo bị thất lạc hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ rảy xa và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.
4. Có độ an toàn, chính xác cao
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả. Đáng chú ý, hóa đơn điện tử có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: Viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.
Trên đây là những ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử. Có thể thấy, việc chủ động chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử càng sớm, bài toán về chi phí, nguồn lực và thời gian của doanh nghiệp càng được xử lý nhanh chóng, hiệu quả nhất, đồng thời cá nhân khi mua hàng cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là nhu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch trong xu thế toàn cầu hóa - hiện đại hóa hiện nay.